Zpracování osobních údajů a jejich ochrana

O nás

Osobní údaje jsou zpracovány společností JTEKT Bearings Czech Republic s.r.o. se sídlem Pavelkova253/5, Bystrovany, 779 00 Olomouc, IČO 26418495, DIČ CZ26418495.

Zpracování osobních údajů je nezbytnou součástí naší činnosti. Bez poskytnutí osobních údajů a bez jejich zpracování bychom nemohli poskytovat naše služby, uzavřít smluvní vztah a plnit povinnosti z něj vyplývající. V případě, kdy je na zpracování osobních údajů vyžadován souhlas, nebudeme si souhlas nijak vynucovat a ani podmiňovat hrozbou odmítnutí uzavření smluvního vztahu, poskytnutí služby prodeje zboží nebo povinnosti námi stanovené.
S osobními údaji nakládáme v mezích obecně závazných právních předpisů a dbáme na to, aby nedošlo k neoprávněnému nakládání, případně k jejich zneužití. Ochrana osobních údajů, ochrana soukromí a práv každého jednotlivce je jednou ze základních hodnot, které zaměstnanci společnosti JBCZ dodržují.

Naši zaměstnanci si plně uvědomují hodnotu a citlivost osobních údajů, se kterými přichází do styku a se kterými pracují. Jsou si plně vědomi škod, které může vyzrazení, zničení nebo pozměnění těchto údajů způsobit každému jednomu majiteli těchto údajů, každému jednomu z Vás.
JBCZ a každý zaměstnanec společnosti se osobně zavazují chránit důvěrnost, dostupnost a neporušenost osobních údajů, se kterými přichází do styku a se kterými pracují, protože to považujeme za věc své osobní profesní cti bez ohledu na to, jestli nás k tomu zavazuje právní akt. Osobní údaje, se kterými naši zaměstnanci přichází do styku a se kterými pracují, nikdy nezveřejní, nikomu neoprávněně nepředají, nikdy je nepozmění nebo nezničí, mimo rozsah stanovený náplní práce.
Aby se naši zaměstnanci vyhnuli nezamýšlenému vyzrazení, zničení nebo pozměnění osobních údajů, se kterými přichází do styku a se kterými pracují, pravidelně se v dané oblasti vzdělávají a absolvují pravidelná školení.
Každý náš zaměstnanec věnuje maximální úsilí tomu, aby zabránil vyzrazení, zničení nebo pozměnění, osobních údajů, se kterými přichází do styku a se kterými pracuje. To znamená, že dodržuje bezpečnostní opatření informační bezpečnosti, chrání osobní údaje v listinné podobě, všímá si svého okolí a neprodleně hlásí jakékoliv podezřelé chování výpočetní techniky, svých kolegů nebo třetích stran.
Naše společnost a její každý jeden zaměstnanec věnuje maximální úsilí tomu, aby bylo zajištěno spravedlivé a transparentní zpracování osobních údajů, za tímto účelem, jsou zpracovány procesy, které nepřetržitě vylepšujeme tak, aby každý subjekt měl v každém okamžiku k dispozici odpověď na jakoukoliv otázku týkající se jeho osobních údajů a jejich zpracování.
Naše společnost a její každý jeden zaměstnanec věnuje maximální úsilí tomu, aby bylo zajištěno naplnění práv subjektů osobních údajů, a za tímto účelem jsou implementovány jednak odpovídající technologie a jednak zavedeny správné procesy.

Na koho se obrátit v otázkách osobních údajů a práv zaměstnance

V případě, že bude mít kdokoliv otázky ohledně osobních údajů nebo výkonu práv, může kontaktovat pracovníky, kteří jsou plně připraveni poskytnout plný informační servis nebo pomoci s plněním práv.

Kontaktní osoba:
Pavla Bakalářová, personalista - Senior, e-mail: pavla.bakalarova@jtekt.eu
Ivana Sedláčková, mzdová účetní, e-mail: ivana.sedlackova@jtekt.eu

Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje, které nám jsou poskytovány a které my zpracováváme, slouží k uzavření smlouvy a k jejímu plnění, bez těchto údajů by to bohužel nebylo možné. Jedná se o:

• údaje uvedené v dokumentu Příloha č. 2 Záznamy o činnostech zpracování, který je Přílohou č. 1 Interní směrnice údaje uvedené v dokumentu Souhlas zaměstnance s nakládání s osobními údaji, který je Přílohou č. 1 této Interní směrnice.

Na jakém právním základu jsou osobní údaje zpracovány

Výše uvedené osobní údaje jsou zpracovány na základě níže uvedeného právního základu:

• Plnění či uzavření smlouvy
  • Nákup a prodej zboží a služeb, fakturace, vzájemná komunikace
• Plnění právní povinnosti
  • Povinnost dle českého práva nebo práva EU - Zákon o účetnictví, Zákoník práce, Zákony v oblasti soc. zabezpečení a zaměstnanosti, Zákon o pojišťovnictví, Zákon o legalizaci výnosů z trestné činnosti (AML) atd.
• Oprávněný zájem
  • Ochrana majetku (kamerový systém), předávání v rámci naši společnost/organizace pro administrativní účely, přímý marketing.

Komu jsou osobní údaje poskytovány

Osobní údaje si předáváme pouze v rámci naši společnosti. Osobní údaje mohou být dále v nezbytném rozsahu poskytnuty a zpřístupněny třetím stranám. Jde o níže uvedené okruhy příjemců:

• Naši dodavatelé pro zajištění logistiky (dodávka zboží a služeb) – plnění smlouvy.
• Naši partneři pro zajištění registrace, reklamace a získání zpětné vazby pro vylepšení zboží a služeb poskytovaných našim zákazníkům – oprávněný zájem (vylepšení zboží a služeb).
• Auditorské společnosti – plnění právní povinnosti.
• IT společnosti – na základě oprávněného zájmu. Jedná se o outsourcing IT služeb a případný přístup k osobním údajům v rámci správy IT systémů.
• Orgány státní správy - daňové úřady, zdravotní pojišťovny, sociální pojišťovny, soudy, soudní exekutoři a podobně - na základě plnění právní povinnosti.

Každý subjekt/třetí strana, které osobní údaje za výše uvedeným účelem předáváme (pokud se nejedná o plnění právní povinnosti), zavazujeme smlouvou, která mimo jiné ustanovuje:

• Povinnost chránit osobní údaje
• Povinnost mlčenlivosti
• Povinnost spolupráce při kontrole dodržování ustanovení GDPR

Předávání osobních údajů do zahraničí

Osobní údaje si předáváme pouze v rámci naší společnosti. Osobní údaje mohou být dále v nezbytném rozsahu poskytnuty a zpřístupněny třetím stranám. Jde o níže uvedené okruhy příjemců:

• Naši partneři pro zajištění registrace, reklamace a získání zpětné vazby pro vylepšení zboží a služeb poskytovaných našim zákazníkům – oprávněný zájem (vylepšení zboží a služeb).

Každý subjekt/třetí strana, které osobní údaje za výše uvedeným účelem předáváme (pokud se nejedná o plnění právní povinnosti), zavazujeme smlouvou, která mimo jiné ustanovuje:

• Povinnost chránit osobní údaje
• Povinnost mlčenlivosti
• Povinnost spolupráce při kontrole dodržování ustanovení GDPR

Jak dlouho jsou osobní údaje uchovávány

Osobní údaje uchováváme v závislosti na účelu, pro který osobní údaje zpracováváme. Osobní údaje uchováváme minimálně po dobu trvání smlouvy. Ve většině případů jsme nuceni uchovávat osobní údaje v souladu se zákony (Zákon o účetnictví, Zákoník práce, Zákony v oblasti soc. zabezpečení a zaměstnanosti, Zákon o pojišťovnictví, Zákon o legalizaci výnosů z trestné činnosti (AML) atd.). Podrobnější informace o osobních údajích, které zaměstnavatel zpracovává, jsou uvedeny v příloze č.2.

Profilování na základě osobních údajů

JBCZ neprovádí profilování na základě poskytnutých osobních údajů.

Práva

JBCZ se hlásí k principům zavedeným nařízením Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) a je připravena plně spolupracovat při výkonu práv.

Dle GDPR rozlišujeme práva:

• Právo subjektu OU být zapomenut, být vymazán (článek 17 GDPR)
• Právo subjektu OU být seznámen s údaji, které správce či zpracovatel o subjektu má (článek 15 GDPR)
• Právo subjektu OU vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů (článek 21 GDPR)
• Právo subjektu OU na omezení zpracování (článek 18 GDPR)
• Právo subjektu OU mít možnost přenést své osobní údaje od správce ktřetímu subjektu (článek 20 GDPR)
•  Právo subjektu OU žádat lidský přezkum vpřípadě automatizovaného rozhodování (článek 22 GDPR)
• Právo subjektu OU aktualizovat své osobní údaje tak, aby jejich neaktuální verze mu nezpůsobila újmu (článek 16 GDPR)

Výmaz (zapomenutí) –osobní údaje budou vymazány svýjimkou údajů nezbytných pro plnění právní povinnosti, údajů nezbytných pro obhajobu právních nároků či údajů nezbytných pro ochranu veřejných zájmů.

 

Přístup (seznámení súdaji, které máme k dispozici) – budou poskytnuty kopie všech osobních údajů, svýjimkou našeho duševního vlastnictví nebo našeho obchodního tajemství a dále pak případů, kdy by mohlo dojít kpředání osobních údajů jiných osob.

Vznést námitku proti zpracování osobních údajů – může být kdykoliv vznesena námitka, která bude projednána odpovídajícím způsobem tak, aby nedošlo kpoškození zájmů. Námitku lze uplatnit vpřípadech, kdy je zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany nebo proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu nebo profilování. Pokud bude vznesena námitka proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již tyto osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

Omezení zpracování osobních údajů – na základě námitky dojde komezení zpracování osobních údajů. Do vyřešení námitky je zpracování osobních údajů omezeno.

 

Přenesení osobních údajů – pokud nám byly poskytnuty osobní údaje na základě smlouvy nebo souhlasu budou tyto osobní údaje vyexportovány ve strukturovaném běžně používaném elektronickém formátu tak, aby mohly být přeneseny ktřetí straně.

Žádat lidský přezkum vpřípadě automatizovaného rozhodování – vznikne-li pochybnost o správnosti automatizovaného rozhodování na základě poskytnutých osobních údajů, zajistíme provedení rozhodnutí oprávněnou rolí.

Aktualizovat své osobní údaje tak, aby jejich neaktuální verze nezpůsobila újmu – zajistíme aktualizaci osobních údajů na základě podnětu.

 

JBCZ v souladu s článkem 21 odst. 4 GDPR zvlášť informuje, že každý má právo namítatautomatizované individuální rozhodování podle článku 21 GDPR a, že podle § 21 odst. 2 GDPR má právo kdykoliv namítat proti zpracovávání osobních údajů pro účely přímého marketingu (viz. výše). Zároveň společnost informuje, že v případě podezření na neoprávněnost zpracování osobních údajů vzniká právo podat Úřadu na ochranu osobních údajů České republiky stížnost.

Ochrana osobních údajů

JBCZ zajišťuje ochranu osobních údajů systémem řízení bezpečnosti, založeném na analýze rizik osobních údajů. Společnost ubezpečuje, že neustále hodnotí bezpečnostní situaci a rizika a upravuje své plány bezpečnosti tak, aby nedošlo kohrožení osobních údajů. Společnost se snaží implementovat odpovídající postupy a technologie pro zajištění informační, fyzické i administrativní bezpečnosti a to jak organizačními, tak technickými prostředky. Zpochopitelných důvodů neuvádíme tyto postupy a mechanismy na tomto místě.

 

JBCZ dále činí a bude činit všechny potřebné kroky za účelem zvýšení ochrany a umožnění lepší komunikace votázce ochrany osobních údajů. JBCZ proto vrámci své angažovanosti voblasti ochrany a správy osobních údajů se prostřednictvím společnosti JEO (součást korporace JTEKT) rozhodla pověřit subjekt (pověřence pro ochranu osobních údajů), který by vrámci JBCZ vykonával nezávislou roli dozoru, jelikož je nositelem odborných znalostí, zkušeností a má odpovídající kvalifikaci v problematice GDPR. Tato osoba je vpřílohách této směrnice označována jako ,,pověřenec pro ochranu osobních údajů, či DPO"), přičemž se však nejedná o subjekt ve smyslu článku 37 GDPR, ale o interní opatření vrámci vrámci struktury JBCZ a korporace JTEKT.